3 loại thủ tục quan trọng khi có trẻ sinh ra trong gia đình quốc tịch nước ngoài sinh sống tại Nhật

Khi một gia đình quốc tịch nước ngoài chào đón một thành viên mới tại Nhật Bản, có ba thủ tục hành chính cực kỳ quan trọng cần được thực hiện để đảm bảo quyền lợi và tình trạng pháp lý của bé.

Ba thủ tục đó là (nên làm theo thứ tự sau):

1. Đăng ký khai sinh với Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia mình.
2. Đăng ký khai sinh (Shusshoutodoke) tại trụ sở hành chính Nhật.
3. Xin tư cách lưu trú (Zairyu Shikaku) tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Lưu ý quan trọng: Khi bé chào đời, hãy yêu cầu bệnh viện cấp hai bản Giấy chứng sinh (出生証明書): 1 bản để nộp cho Đại sứ quán và 1 bản nộp tại Shiyakusho.

I. Đăng ký khai sinh tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam

• Nơi thực hiện: Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản.
• Quy trình và giấy tờ cần thiết:
  • Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ: tải từ website Trang chính thức
  • Tờ khai: Điền và in tờ khai từ email đã đăng ký. Form tạo tờ khai
  
  • Quét QR để điền form “Đề nghị cấp hộ chiếu cho người dưới 14 tuổi”.
  
  • Giấy chứng sinh (出生証明書): kèm bản dịch tiếng Việt.
  • Bản sao giấy đăng ký kết hôn.
  • Bản gốc Jyuminhyo.
  • Bản sao thẻ ngoại kiều.
  • Bản sao hộ chiếu (trang 2-3).
  • Ảnh em bé nền trắng 4x6.
  • Tiền mặt khoảng 2–4 man.
• Lời khuyên: Nên xin nhiều bản sao giấy khai sinh chứng thực.

Tham khảo thêm tại website của Đại sứ quán Việt Nam.

II. Đăng ký khai sinh (Shusshoutodoke) tại trụ sở hành chính Nhật Bản

• Nơi thực hiện: Shiyakusho nơi cư trú. Thời hạn: 14 ngày từ khi sinh.
• Quy trình và giấy tờ:
  • Tại bệnh viện: Nhận mẫu 出産届 và 出生証明書.
  • Tại nhà: Điền thông tin cha mẹ, tên trẻ bằng Katakana.
  • Khi nộp:
    • Đơn khai sinh.
    • Sổ tay mẹ và con.
    • Hộ chiếu cha mẹ.
    • Thẻ lưu trú.
    • Giấy tờ khác tùy địa phương.

• Sau khi nộp đơn:
  • Xin Giấy chứng nhận thụ lý đơn khai sinh.
  • Xin Phiếu cư dân (住民票) có thông tin đầy đủ.

III. Xin tư cách lưu trú (Zairyu Shikaku) tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh

• Nơi thực hiện: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
• Thời hạn: Trong 30 ngày sau sinh nếu bé ở Nhật trên 60 ngày.
• Quy trình và giấy tờ:
  • Xác định tư cách lưu trú: theo tư cách của cha mẹ.
  • Trường hợp đặc biệt: cần hỏi Cục hoặc luật sư.
  • Nộp hồ sơ: miễn lệ phí.
  • Giấy tờ cần chuẩn bị:
    1. Đơn xin cấp phép tư cách lưu trú Link Download
    2. Tờ câu hỏi Link Download
    3. Giấy chứng nhận thụ lý đơn khai sinh
    4. Phiếu cư dân của hộ gia đình
    5. Hộ chiếu của trẻ hoặc tờ khai lý do chưa có hộ chiếu.
    6. Giấy chứng nhận thuế.
    7. Giấy chứng nhận nghề nghiệp (nếu cần).
    8. Giấy đảm bảo nhân thân (nếu cần).
    9. Thẻ lưu trú + hộ chiếu của người nuôi dưỡng.

CheckList giấy tờ cần chuẩn bị

Tham khảo thêm tại Trang của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản mục "在留資格取得許可申請"